主题概览
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    Congress Center Essen
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    Airport Conference Center Frankfurt
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    Amberger Congress Centrum ©ACC (Lukas Rode)
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    Conference interpreting
  • Business meetings
    Business meetings ©CPO HANSER SERVICE (Jan Pauls Fotografie)
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    Congress Center Leipzig
  • Congress lecture
    Congress lecture ©CPO HANSER SERVICE (Jan Pauls Fotografie)

秩序井然的秘诀:组织好不如计划好

组织一项活动的准备时间很长。 通常需要几个月,甚至几年。 有很多方面的问题需要考虑和拟定预算。 这时进行完善的规划绝对会物有所值。

在漫长的准备工作中,很难记住全局。 检查清单是一种行之有效的辅助工具,包含规定期限的日程安排表也很有帮助。 此外我们建议将会议组织工作委托给多个部门,通过各部门的反馈掌握最新进展。

如果没有把主要职责托付给职业会议组织者(简称 PCO),则应该考虑使用规划软件。 在大型活动组织方面,有几款为客户定制的软件系统可供使用。 由于这些软件系统都在持续开发中,所以您将始终受益于其他人的最新知识。

您的组织团队越复杂、分支越细,就越有利于共同开展组织工作。 最理想的是采用一个(基于网络的)系统,每个人都可以随时访问,以实现低成本办公。 此时应注意访问权限,有些方面 - 比如财务 - 就不是所有人都能探听的。 优势:只要保持更新,便可以随时“在线”查看现状。

请注意软件包含下列两个工具:时间规划,它会显示所有重要的日期和阶段目标,以及所谓的甘特图,它会一目了然地列出计划的措施和各个部门/合作方/服务人员的任务。