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Unverzichtbar: Angebote per RfP strukturiert einholen

Das so genannte RfP, eigentlich: Request for Proposal, ist als Planungshilfe ein wertvolles Tool für die Budgetierung und den kostengünstigsten Einkauf von Dienstleistungen u.a.m. für Ihren Event.

Es kommt im Frühstadium eines Einkaufs- oder Beschaffungsprozesses zum Einsatz – wobei die Organisation einer Tagung/eines Kongresses aus einer Vielzahl solcher Prozesse bestehen kann.

Denn das RfP fordert einen Partner auf, ein Angebot für ein konkretes Produkt oder eine Dienstleistung abzugeben. Um der Einkaufs- oder Beschaffungsentscheidung eine Struktur geben zu können, verlangen daher viele RfPs vom Anbieter eine bestimmte Aufbereitung seiner Antwort. Damit sind die Angebote besser vergleichbar. Jedoch: Das ist nicht immer sinnvoll, denn es schränkt auch die Möglichkeiten der Anbieter ein, sich kreativ zu empfehlen. Räumen Sie eine solche Option im RfP ein.

Bedenken Sie auch, dass Sie vermutlich RfPs für unterschiedlichste Leistungen aussenden müssen: An- und Abreise, Unterkunft, Technik, Personal, Druckerzeugnisse usw. Überlegen Sie daher gut, wie viele Anbieter Sie in jeder Kategorie anschreiben wollen. Erstens will alles gelesen und verglichen werden, zweitens macht es nicht immer Sinn. Manchmal grenzen nämlich bestimmte Vorgaben das Feld der potentiellen Partner sowieso ein. Oder aber es erspart einem viel Zeit, auf bewährte Anbieter zurückzugreifen, mit denen man bereits erfolgreich und zu fairen Kosten zusammengearbeitet hat.

Potenzielle Anbieter können übrigens auf unterschiedliche Weise in Ihre RfP-Liste gelangen: Über Weiterempfehlungen, aufgrund früherer überzeugender Zusammenarbeit oder durch Anfragen in anderen Abteilungen.