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    Congress Lecture ©CPO HANSER SERVICE (Jan Pauls Fotografie)

Wer die Wahl hat, hat die Qual: Der Veranstaltungsort

Tagungs- und Kongressplanern steht im wahrsten Sinne die Welt offen. Kaum ein Land, das nicht um MICE-Besucher buhlt. Doch mit der Destinationswahl ist die Qual noch nicht zu Ende, im Gegenteil.

Machen wir’s zum Einstieg kurz: Sie werden wohl nie alle Beteiligten zufriedenstellen können. Primär wichtig ist, dass sich die Auswahl von Destination und Veranstaltungsort wie -stätte eng an der Veranstaltung orientiert.

Weswegen es manchmal viel Diplomatie und Überzeugungsarbeit braucht, warum ein schönes Urlaubsziel nicht auch unbedingt ein passender Tagungsort ist. Oder warum ein Ortswechsel unumgänglich ist, obwohl doch beim letzten Mal alles so prima klappte. Oft genug muss umgesetzt werden, dass nicht an einem Veranstaltungsort zweimal getagt wird.

Ganz abgesehen von Details wie etwa dem Anforderungsprofil für den eigentlichen Veranstaltungsort, wo ein großer Saal allein eben meist nicht ausreicht. Auch die Anzahl von Hotelbetten in bestimmten Übernachtungskategorien ist wichtig, ebenso die Erreichbarkeit per Bus und Bahn respektive die Anreise generell. Oder die Nachhaltigkeit. Ganz zu schweigen von bedenkenswerten Punkten wie Jahreszeit und Witterung vor Ort. Denn nicht jeder Tagungsort ist immer erreichbar, nicht jede Location stets voll nutzbar. Und: Wie sieht es mit Ferien, Feiertagen oder anderen Events aus?

Doch damit nicht genug: Sind politische/soziale Aspekte zu berücksichtigen? Müssen Sicherheitsfragen bedacht werden? Ist ein Rahmen-/Begleitprogramm umsetzbar? Und zu guter Letzt: Wo gibt es vielleicht Fördermittel, die das Budget entlasten könnten? Können sich Sponsoren präsentieren?