Ordnung muss sein: Gut geplant ist besser organisiert

Wer ein Event organisiert, ist lange damit „beschäftigt“. Oft Monate oder sogar Jahre im Voraus. Vieles will bedacht und budgetiert werden. Gute Planung macht sich da bezahlt.

Gerade bei einer sehr langen Vorbereitungszeit kann es schon mal schwierig werden, den Überblick zu behalten. Checklisten sind ein Hilfsmittel, Terminpläne mit festen Deadlines ein zweites. Darüber hinaus empfiehlt es sich, organisatorische Teilbereiche zu delegieren und sich durch regelmäßige Feedbacks auf den neuesten Stand bringen zu lassen.

Wer nicht die Hauptlast auf die Schultern eines Professional Congress Organizers (kurz PCO) gelegt hat, sollte dabei über eine Planungssoftware nachdenken. Schließlich gibt es für die Organisation von Großveranstaltungen inzwischen etliche maßgeschneiderte Softwaresysteme. Da diese kontinuierlich weiterentwickelt werden, profitieren Sie von dem aktuellen Wissen anderer.

Je komplexer und „verzweigter“ Ihr Organisationsteam ist, umso besser sollte nämlich auch das Miteinander geplant sein. Ideal sind (webbasierte) Systeme, auf die jeder jederzeit zugreifen und ohne großen Aufwand darin arbeiten kann. Dabei auf die Zugangsberechtigungen achten, nicht alles – wie etwa die Finanzen – ist für alle Augen bestimmt. Vorteil: Der Status quo kann jederzeit „online“ eingesehen werden, konsequentes Updaten vorausgesetzt.

Achten Sie darauf, dass folgende zwei Tools enthalten sind: Eine Zeitplanung, die alle wichtigen Termine und Etappenziele aufzeigt, und das sogenannte Gantt-Chart, welches visuell die Abhängigkeiten der geplanten Maßnahmen und Aufgaben der verschiedenen Abteilungen/Partner/Dienstleister voneinander aufzeigt.