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Verhandlungssache: Der Preis muss stimmen, die Qualität auch

RfPs sind eine gute Ausgangslage für weiterführende Verhandlungen. Und die sind wichtig. Denn: Nicht immer ist der Preis alles. Manchmal werden Vorgaben großzügig ausgelegt – zu Lasten der Qualität.

Wichtig bei all dem: Keinen zu großen Druck aus üben. Sicher, Wettbewerb muss sein. Aber wenn der in einem Preiskrieg zwischen den Anbietern ausartet oder Ihre Qualitätsvorgaben aufgeweicht werden, bringt auch der beste Niedrigpreis nichts. Zurück bleibt nämlich das Gefühl, dass eine Seite übervorteilt wurde, vielleicht sogar ein Hauch von Unseriösität. Darunter kann die konkrete Zusammenarbeit leiden, denn dann besteht später kaum bis gar kein Spielraum, wenn sich kurzfristig Abweichungen ergeben. Weil es sich nicht um eine – im Idealfall – Partnerschaft mit Win-Win-Verhältnis handelt.

Doch Verhandeln will gelernt sein, mit orientalischem Bazar-Geplänkel sollten seriöse Beschaffungsprozesse nichts zu tun haben. Die Basisregeln: Auf Angebotsdetails achten, gut vorbereitet in Gespräche/Vororttermine gehen (etwa: Gibt es alternative Buchungswege, die günstiger sind?). Und: Spielen Sie mit offenen Karten, ob Sie Vermittler oder der eigentliche Organisator sind. Dann entfällt nämlich schon mal der mögliche Kostenfaktor Provision.

Bei all dem nicht vergessen, dass letztlich das geschriebene Wort gilt. Erst mit den Verträgen werden Absprachen – zumal, wenn die Tagung/der Kongress erst in ein, zwei, drei Jahren stattfindet – „wasserfest“. Vier Augen sehen dabei mehr als zwei, notfalls zudem die Rechtsabteilung befragen. Vor allem, wenn es um Extras wie Kurssicherungen und diffizile Stornobedingungen geht. Denn die können sonst das Budget belasten.