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Sicher ist sicher: Nie ohne Schutzmaßnahmen und Notfallpläne

Eins ist sicher: Jeder hofft, dass immer alles gut geht. Doch was, wenn nicht? Haben Sie sich über die Sicherheit und Absicherung Ihres Events Gedanken gemacht? Und sich für Eventualitäten versichert?

Denn Sicherheit hat viele Facetten – und die ihren Preis. Doch es macht sich bezahlt, wenn Schutzmaßnahmen und Notfallpläne rechtzeitig vorbereitet wurden.

Vor allem wenn Wirtschafts- und Politgrößen als Teilnehmer oder Referenten erwartet werden, entwickelt das Thema Personenschutz Brisanz. Dann gilt es, eng mit den Polizei- und Sicherheitsbehörden zusammen zu arbeiten. Das gilt auch, wenn Ihr MICE-Thema oder Ihr Teilnehmerkreis polarisiert: Bedenken Sie etwaige Protestaktionen!

In Sachen Daten-/Informationsschutz sei erwähnt, dass Sie eine Menge digitaler Informationen Ihrer Teilnehmer/Referenten sammeln bis hin zu Zahlungsvorgängen und Buchungen, die vor Hackern geschützt werden sollten. Je nach Thema Ihres Events kann in dem Zusammenhang auch der Schutz vor Wirtschaftsspionage ein Punkt sein. Sind die Veranstaltungsräume abhörsicher?

Und wie sieht es mit den Partnern und Dienstleistern aus, die Sie verpflichtet haben? Was passiert und wer zahlt, wenn diese ausfallen und kurzfristig Ersatz her muss? Ganz zu schweigen von „absichernden“ Aspekten wie Unfall-, Brand- oder Katastrophenschutz sowie ärztliche (Notfall-)Versorgung.

In diesem Zusammenhang unerlässlich ist der Hinweis auf die Einhaltung der bundesländerspezifischen Muster-Versammlungsstätten-Verordnung (MVStättV) für Events aller Art. Lesen Sie sorgfältig die AGBs in Ihren Mietverträgen. Unter Umständen sind nämlich Sie für die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften verantwortlich – und nicht (nur) der Betreiber!