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Immer gut versorgt: Teilnehmer wollen gemanagt werden

Von der An- bis zur Abreise der Teilnehmer will viel bedacht sein. Was will/muss für sie gemanagt werden, um was sollen sie sich selbst kümmern? Und das gilt es dann auch klar zu kommunizieren.

Treffen Sie frühzeitig entsprechende Grundsatzentscheidungen, denn das Handling von Reisen und Unterkunft ist zeitaufwendig und letztlich oft eine undankbare Angelegenheit (Umbuchungen, Stornos). Es bestehen durchaus Optionen, diesen Aufwand auszulagern.

Manche Veranstalter laden nur zum eigentlichen Event ein und überlassen An-/Abreise sowie Unterkunft den Teilnehmern. Als Hilfestellung gibt es aber eine Liste von Hotelpartnern, die Sonderpreise innerhalb bestimmter Buchungsfristen anbieten. Andere bieten Arrangements an, wo zumindest bestimmte Unterkünfte gleich mit enthalten sind. Dritte betätigen sich als Reisebüro und kümmern sich um alles – vom Bahn-/Flugticket über alle Transfers bis zur Unterkunft. Doch je größer der Teilnehmerkreis, um so „haariger“ wird hier der logistische Aufwand.

Erwägen Sie lieber, die Dienste einer lokalen Destination Management Company (DMC) in Anspruch zu nehmen. Einige Städte unterstützen Veranstaltungen durch kostenlose oder verbilligte ÖPNV-Tickets. Örtliche Touristikämter sponsern auch mal CityCards, mit denen Museumseinstritte usw. günstiger werden.

Tipp: Machen Sie sich die Logistik und Software anderer zu Nutze!

Wer nicht eine eigene Reisestelle nutzen kann, für den kommt für Fluganreisen etwa Lufthansa Meetings & Events – your travel solution in Frage. Sie bevorzugen erdgebunden und CO2-frei? Dann könnte das „Veranstaltungsticket“ der Deutschen Bahn die Lösung sein.