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Von Anfang an im Visier: Zwecke, Ziele und Zielsetzungen

Manchmal ist der Weg das Ziel, doch das kann sich bei der Eventorganisation als Stolperstein erweisen – oder gar in die Irre führen. Hier gilt vielmehr: Was ist das Ziel? Wann alles ein Erfolg?

Wenn Sie möchten, dass Ihre Veranstaltung ein Erfolg wird, dann müssen Sie wissen, wie dieser Erfolg aussehen soll. Und ihn im Vorfeld definieren. Schließlich ist ein Event mit Kosten und Aufwand verbunden, das sich nicht nur rechnen, sondern auch einen Nutzen/Gewinn bringen soll.

Gerade in unserer hochtechnisierten Zeit, in der Webinars, Meetings via Skype & Co sowie Webpräsentationen mit Just-in-time-Interaktionen möglich sind, die Anreisen an einen bestimmten Ort hinfällig machen, will wohl überlegt sein, ob ein „klassischer“ Rahmen wie eine Tagung/ein Kongress der richtige Weg ist. Denn: Wer das Ziel nicht kennt, wird den Weg nicht finden.

Nutzen Sie für die Definition Ihrer Zielsetzungen die SMART-Eselsbrücke:

S wie spezifizieren > Haben alle dasselbe Verständnis vom „warum (machen wir das)“? Welchen Zweck hat der Event?
M wie messbar > Welche Auslastung/Teilnehmerzahlen/Einnahmen/ Sponsoringbeträge usw. wollen wir erzielen? Auch: Wie viele Berichterstatter/Artikel wollen wir erzeugen?
A wie ausführbar > Ist das (für uns) machbar (finanziell, personell)?
R wie realistisch/relevant > Wie ist das Branchenumfeld? Sind wir aktuell?
T wie terminiert > Zeitangaben planen und fixieren

Vor diesem Hintergrund legen Sie ein kurzes Veranstaltungsprofil an, das die wichtigsten Daten, Zahlen, Fakten – und Ziele – enthält, und ein Teilnehmerprofil. Welchen Besuchertyp/Zielgruppe wollen Sie erreichen? Derart gewappnet, wen und was Sie im Visier haben, kann’s dann mit der Organisation losgehen.