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Un trabajo bien estructurado es indispensable: una buena planificación lleva a una buena organización

Si tiene que organizar un evento, seguro que le tendrá que dedicar mucho tiempo. A veces incluso meses o años antes de la celebración. Existen muchos temas que tiene que considerar y calcular. Una buena planificación merece la pena.

Sobre todo cuando el periodo de preparación es muy largo, puede ser complicado no perder la orientación. Una herramienta útil pueden ser las listas de comprobación y calendarios con fechas fijas de finalización. También es recomendable delegar parte de las tareas de organización y realizar reuniones frecuentes para estar siempre al día.

Si no desea traspasar gran parte de su responsabilidad a un Professional Congress Organizers (Organizadores Profesionales de Congresos o PCO) podría considerar el uso de un software de planificación. Pues ya están disponibles todo tipo de sistemas de software desarrollados para facilitar la organización de grandes eventos. Estos se suelen desarrollar continuamente por lo que podrá aprovecharse de las vastas experiencias y amplios conocimientos de terceros.

Cuanto más complejo y "ramificado" sea su equipo de organización, más importante es la planificación de la interacción interna. Los más apropiados son los sistemas (basados en la web) que permiten que se acceda a ellos en todo momento y que facilitan el trabajo de los miembros del equipo organizador. En este contexto deberá considerar las diferentes autorizaciones de acceso, pues no todos los detalles, como por ejemplo el presupuesto, deberían ser visibles para todos. La ventaja: se puede informar en todo momento sobre el estado actual del proyecto. Eso sí, a condición de que la actualización se realice de forma consecuente.

Fíjese en que el programa incluya, como mínimo, las dos siguientes herramientas: un calendario que muestre todos los plazos importantes y objetivos intermedios y el denominado diagrama de Gantt cuyo objetivo es mostrar el tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado.