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Desde un primer momento en el punto de mira: propósitos, finalidades y objetivos

A veces, el camino es la meta, pero en la organización de eventos puede ser más bien un obstáculo, o incluso un desvío. La pregunta es más bien: ¿cuál es la meta? ¿Cómo podemos alcanzar un éxito rotundo?

Si quiere que su evento acabe siendo un éxito, tiene que saber cómo desea que sea dicho éxito. Y, en un primer paso, deberá definir qué es para usted un éxito. Después de todo, este tipo de eventos no sólo genera gastos, sino que también requiere grandes esfuerzos y seguro que desea que el acontecimiento sea rentable y económicamente beneficioso.

Sobre todo en estos tiempos de alta tecnología, en los que podemos participar en seminarios virtuales o reuniones por Skype y en los que es posible reaccionar en tiempo real a presentaciones celebradas en la web sin tener que moverse de casa o la oficina para acudir a un determinado lugar, es imprescindible reflexionar y determinar, si el marco "clásico", es decir una reunión/un congreso, es lo mejor. No olvide: si no conoce la meta, no podrá dar con el camino correcto.

Con los siguientes consejos irá por buen camino:

S Especifique los objetivos: ¿partimos todos de la misma idea?, ¿tenemos todos el "por qué" del evento en mente? ¿Que objetivo deseamos alcanzar con la celebración?
M Determine los números: ¿qué ocupación/número de participantes/ingresos/cifras de patrocinio/etc. queremos alcanzar? También: ¿cuántas entrevistas/artículos deseamos publicar?
A No se olvide del punto de vista razonable: ¿podemos realizar (desde el punto de vista financiero, de personal) lo que nos hemos propuesto?
R Opte por objetivos realistas: ¿cómo es el sector? ¿Seguimos siendo actuales?
T Calcule el tiempo: planificar y fijar los tiempos

Con estos consejos en mente, le recomendamos elaborar un perfil del evento que contenga los datos, cifras, hechos, y objetivos, así como un perfil de los participantes. ¿Qué tipo de participante/grupo destinatario desea atraer? Tras estas primeras reflexiones sobre sus metas y objetivos, puede empezar a organizar el evento.