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À définir dès le début : buts et objectifs

En matière d'organisation d'événements, confondre la fin et les moyens peut être source de difficultés, voire d'égarement. Quel est l'objectif ? Quels sont les critères du succès ?

Si vous voulez que votre événement soit réussi, vous devez savoir comment vous pourrez le reconnaître. Et définir ces éléments dès le début. Au final, organiser un événement mobilise des coûts et de l'énergie qui doivent aussi apporter des bénéfices.

En cette époque où la technique omniprésente permet de réaliser des webinaires, des réunions sur Skype et des présentations Web avec interaction « just in time » qui rendent les déplacements inutiles, il est pertinent de se demander si le cadre « classique » d'un congrès est la bonne voie. Et cette voie, vous ne la trouverez pas si vous n'avez pas défini d'objectifs.

Utilisez la méthode « SMART » pour définir vos buts :

S comme Spécification > tout le monde a-t-il la même réponse à la question « pourquoi (faisons-nous cela) » ? Quel est l'objectif de cet événement ?
M comme Mesurable > quels taux de fréquentation/nombre de participants/recettes/montants de sponsorat voulons-nous obtenir ? Mais aussi : combien de reportages/articles voulons-nous susciter ?
A comme Accessible : est-ce réalisable pour nous (financièrement, en termes de personnel) ?
R comme Réaliste > quel est le contexte du secteur ? Sommes-nous conformes aux dernières tendances ?
T comme Temporellement défini > planifier et fixer un calendrier

Ces éléments vous aideront à déterminer le profil général de votre manifestation (principaux éléments, chiffres et objectifs) et celui des participants. Quel type de visiteurs/groupe cible souhaitez-vous atteindre ? Maintenant que vous avez défini les grandes lignes temporelles et factuelles, vous pouvez vous lancer dans l'organisation.