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De l'ordre en toutes choses : organiser c'est planifier

L'organisation d'un événement est une véritable « course de fond ». Il faut souvent s'y prendre plusieurs mois, voire plusieurs années à l'avance. Beaucoup de choses sont à intégrer et à budgétiser. Tout cela demande une planification rigoureuse.

Lorsque la préparation s'étale sur une très longue période, il peut être difficile de conserver une vue d'ensemble. Établir des listes de contrôle et définir un calendrier avec des échéances fixes constituent deux bons outils d'appui. Il est également conseillé de déléguer certains domaines de l'organisation en se tenant régulièrement au courant de l'avancement.

Si vous n'avez pas fait appel à un organisateur professionnel de congrès (PCO en anglais) pour vous décharger de l'essentiel des tâches, envisagez d'acquérir un logiciel de planification. Plusieurs systèmes logiciels sur mesure sont aujourd'hui disponibles pour vous aider à organiser de grands événements. Ils sont continuellement perfectionnés et vous font ainsi profiter des dernières connaissances du secteur.

Plus votre équipe en charge de l'organisation est complexe et « ramifiée », plus votre collaboration doit être planifiée elle aussi. L'idéal est d'utiliser un système (basé Web) accessible en permanence sur lequel tous puissent travailler facilement. Dans ce cas, gérez attentivement les autorisations d'accès car certaines informations peuvent être confidentielles (par exemple les données financières). L'avantage est que l'on peut consulter à tout moment l'état d'avancement des opérations, à condition que tout soit à jour.

Le système doit inclure les deux outils suivants : un calendrier qui indique les principales échéances et un « diagramme de Gantt » qui permet de visualiser les relations entre les activités planifiées et les tâches des différents services/partenaires/prestataires.