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L'embarras du choix : le site

Les organisateurs de congrès et de conférences ont le monde entier à leur disposition. Presque tous les pays sont heureux d'accueillir des visiteurs de ce type. En matière de destinations, il y a donc l'embarras du choix.

Pour commencer soyons clairs : vous ne pourrez jamais contenter toutes les personnes impliquées. L'essentiel est que la destination et le site de votre manifestation soient parfaitement en accord avec son thème.

Il faut parfois une bonne dose de diplomatie et de persuasion pour expliquer qu'un charmant lieu de vacances n'est pas forcément adapté pour un congrès. Ou qu'il est indispensable de changer de site, même si la dernière édition s'est merveilleusement déroulée. Le principe selon lequel on n'organise pas un congrès deux fois au même endroit est souvent valable.

Sans parler des détails comme le profil d'exigences concernant le lieu de la manifestation à proprement parler (la plupart du temps, une grande salle ne suffit pas). Il faut également tenir compte du nombre de lits d'hôtel disponibles dans des catégories d'hébergement spécifiques ainsi que de l'accessibilité en bus et train et des modalités d'arrivée en général. Ou des aspects liés à l'écologie. L'époque de l'année et les conditions météo locales méritent aussi une attention. En effet, certains lieux de congrès ne sont pas accessibles en permanence et certains sites ne sont pas toujours pleinement utilisables. Et qu'en est-il des vacances, jours fériés et autres événements ?

Y-a-t-il des aspects politiques/sociaux à prendre en considération ? Doit-on réfléchir à certaines questions de sécurité ? Est-il possible d'organiser un programme parallèle ? Et dernière question, mais non des moindres : existe-t-il des subventions qui pourraient alléger le budget ? Peut-on trouver des sponsors ?