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Aux petits soins : les participants veulent être pris en charge

De leur arrivée à leur départ, les participants veulent être l'objet de toutes les attentions. Déterminez ce que vous voulez/devez prendre en charge pour eux et ce que vous laissez à leur soin, puis expliquez-leur clairement ces aspects.

Prenez ces décisions de principe dès le début du processus d'organisation, car la gestion des voyages et des hébergements prend beaucoup de temps et est souvent une tâche ingrate (modifications de réservations, annulations, etc.). Il existe des moyens de vous décharger de ce travail.

Certains organisateurs se contentent d'inviter les personnes à l'événement en lui-même et les laissent s'occuper des modalités de voyage et de logement. À titre d'aide, ils fournissent toutefois une liste d'hôtels partenaires qui pratiquent des tarifs spéciaux pour certains délais de réservation. D'autres proposent des packages incluant au moins des hébergements définis. D'autres encore jouent les agences de voyage et s'occupent de tout, du billet de train/d'avion au logement, en passant par tous les transferts. Et plus il y a de participants, plus la logistique est ardue.

Nous vous conseillons de faire appel aux services d'une agence locale de tourisme réceptif. Certaines villes soutiennent les manifestations en proposant des tickets de transports publics gratuits ou à prix réduit. Les offices du tourisme locaux sponsorisent aussi parfois des CityCards qui donnent droit à des tarifs intéressants pour les musées, par exemple.

Notre conseil : tirez profit de la logistique et des infrastructures logicielles des autres !

Si vous ne disposez pas d'un service déplacements en interne, Lufthansa Meetings & Events – your travel solution peut par exemple vous aider à organiser les vols. Vous préférez les modes de transport terrestres et sans émissions de CO2 ? Alors le « ticket manifestation » (Veranstaltungsticket) de la Deutsche Bahn est peut-être la solution.