Sommaire
  • Congress Center Essen
    Congress Center Essen
  • Airport Conference Center Frankfurt
    Airport Conference Center Frankfurt
  • Amberger Congress Centrum
    Amberger Congress Centrum ©ACC (Lukas Rode)
  • Conference interpreting
    Conference interpreting
  • Business meetings
    Business meetings ©CPO HANSER SERVICE (Jan Pauls Fotografie)
  • Congress Center Leipzig
    Congress Center Leipzig
  • Congress lecture
    Congress lecture ©CPO HANSER SERVICE (Jan Pauls Fotografie)

Incontournable : organiser une demande de propositions structurée

La demande de propositions est un outil d'aide à la planification précieux car elle permet de définir le budget et d'acheter des services et autres au meilleur prix pour votre manifestation.

Cette opération intervient au début d'un processus d'achat ou d'approvisionnement – l'une des nombreuses composantes de l'organisation d'un congrès ou d'une conférence.

Il s'agit de demander à un partenaire de soumettre une offre pour un produit ou un service précis. Afin de structurer la décision d'achat ou d'approvisionnement, beaucoup de demandes de propositions exigent que le fournisseur élabore sa réponse d'une certaine manière. Il est ainsi plus facile de comparer les offres. Toutefois, cette méthode n'est pas toujours pertinente car elle limite aussi la possibilité pour le fournisseur de se montrer créatif. Votre demande de propositions doit le permettre.

Pensez aussi que vous devrez probablement émettre des demandes de propositions pour des prestations variées : arrivée et départ, hébergement, technique, personnel, produits imprimés, etc. Réfléchissez bien au nombre de fournisseurs que vous souhaitez solliciter dans chaque catégorie. Au début on veut tout lire et comparer, puis on se rend compte que ce n'est pas toujours utile. Certaines consignes limitent de toute façon le nombre de partenaires potentiels. On peut aussi gagner beaucoup de temps en faisant appel à un prestataire éprouvé avec lequel on a déjà travaillé correctement et à un bon prix.

Les fournisseurs potentiels peuvent arriver de plusieurs manières sur la liste de votre demande de propositions : par recommandation, suite à une collaboration précédente qui s'est révélée fructueuse ou en demandant des renseignements à d'autres départements.