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Plus que de la poudre aux yeux : utiliser les technologies événementielles à bon escient

Même si certaines technologies semblent rendre les rencontres physiques superflues, elles ne remplaceront jamais complètement les congrès et les conférences – mais peuvent par contre les compléter et les moderniser judicieusement.

Les prédictions de certains selon lesquelles les techniques de communication modernes remplaceront bientôt les congrès et les conférences sont loin de se réaliser. Évidemment, les webinaires, vidéo-conférences 2.0 via Skype et présentations Web avec interaction « just in time » entre le conférencier et les auditeurs facilitent la vie des entreprises internationales car ces dispositifs sont plus rapides (et moins coûteux) à mettre en place qu'une vraie réunion. S'ils ne remplacent pas les manifestations, ils peuvent les enrichir et les compléter de manière judicieuse. Car au final, rien ne peut se substituer aux rencontres personnelles.

Mais si un conférencier important ne peut pas traverser la moitié de la planète pour un discours de 60 minutes, pourquoi ne pas diffuser sa présentation en direct par liaison vidéo ? Pourquoi dépenser de l'argent en frais d'impression et d'expédition alors que tout le mode possède aujourd'hui une boîte aux lettres électronique ? Pourquoi ne pas utiliser des outils en ligne pour gérer les inscriptions ou envoyer des e-mails d'information aux participants déjà inscrits ? Pourquoi ne pas tirer profit de l'interactivité (et des avantages publicitaires) des médias sociaux alors que tout le monde est présent sur au moins l'un d'entre eux ?

Bref : les technologies événementielles vous permettent d'organiser votre congrès ou votre conférence de manière moderne, sans tomber dans l'excès de démonstration. Les présentations avec liaison en direct, sites Web interactifs, applications autour de la manifestation ou informations par SMS en cas de modifications de dernière minute constituent aujourd'hui des manières tout à fait « normales » d'utiliser les nouvelles technologies pour rendre un événement plus attrayant.