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Attenti all'ordine: ben pianificato è meglio organizzato

Chi si occupa dell'organizzazione di un evento è "occupato" per molto tempo, talvolta con mesi o addirittura anni di anticipo. Molti aspetti vanno considerati e messi a budget. Una buona pianificazione dà i suoi frutti.

Più è lunga la fase dedicata alla preparazione, e più può risultare difficile conservare il controllo. Allo scopo può essere utile ricorrere a check list o a cronoprogrammi con scadenze precise. Si raccomanda inoltre di delegare alcune parti dell'organizzazione e di richiedere regolarmente dei feedback di aggiornamento.

Chi non abbia posato il grosso del peso sulle spalle di un Professional Congress Organizers (PCO) dovrebbe considerare l'acquisto di un software di pianificazione. Per l'organizzazione di grandi manifestazioni sono ormai disponibili vari sistemi software su misura. Dato che vengono continuamente sviluppati, in questo modo approfittereste anche delle altrui conoscenze più aggiornate.

La collaborazione dovrebbe essere tanto più pianificata quanto più complesso e "ramificato" è il vostro team organizzativo. L'ideale sono sistemi (basati sul web) accessibili da tutti in qualsiasi momento per lavorarci senza particolari complicazioni. Tuttavia bisogna fare attenzione alle autorizzazioni all'accesso, dato che non tutto è destinato agli occhi di tutti (per esempio le finanze). Vantaggio: a patto di tenere tutto sempre aggiornato, è possibile verificare lo "status quo" in qualsiasi momento.

Assicuratevi che siano compresi i seguenti due strumenti: un cronoprogramma con tutte le scadenze e le tappe intermedie importanti, e il cosiddetto diagramma di Gantt che illustra visivamente le reciproche dipendenze delle misure e dei compiti dai vari reparti/partner/fornitori di servizi.