Indice degli argomenti
  • Congress Center Essen
    Congress Center Essen
  • Airport Conference Center Frankfurt
    Airport Conference Center Frankfurt
  • Amberger Congress Centrum
    Amberger Congress Centrum ©ACC (Lukas Rode)
  • Conference interpreting
    Conference interpreting
  • Business meetings
    Business meetings ©CPO HANSER SERVICE (Jan Pauls Fotografie)
  • Congress Center Leipzig
    Congress Center Leipzig
  • Congress lecture
    Congress lecture ©CPO HANSER SERVICE (Jan Pauls Fotografie)

In mira fin dal principio: scopi, obiettivi e traguardi

A volte la meta è il percorso, ma nel caso dell'organizzazione di eventi questo approccio può trasformarsi in un passo falso - o addirittura far perdere la strada. La domanda è piuttosto: qual è il traguardo? Qual è l'indice di un successo completo?

Se volete che la vostra iniziativa sia coronata da successo, dovete avere un'idea precisa di successo, una definizione di successo. In fin dei conti, le spese per un evento non devono essere solo ammortizzate, ma dovrebbero anche produrre utili.

Specialmente nella nostra epoca, così tecnologica, in cui webinar, meeting via skype & co. nonché presentazioni web sono possibili con interazioni "just in time", rendendo superflui gli spostamenti fisici, va ponderato attentamente se un convegno/congresso in una cornice "classica" è la soluzione giusta. Perché: chi non conosce il traguardo non troverà il percorso.

Per definire i vostri traguardi usate l'acronimo mnemonico SMART:

S come "specificare" > Hanno tutti la stessa concezione del "perché (lo facciamo)"? Qual è lo scopo dell'evento?
M come "misurabile" > Quale tasso/numero di partecipanti/introiti/contributi degli sponsor ecc. vogliamo ottenere? Ma anche: quanti relatori/articoli vogliamo raggiungere?
A come "attuabile" > È fattibile (per noi) (a livello finanziario, personale, ...)?
R come "realistico/rilevante" > Com'è il contesto del settore? Siamo al passo con i tempi?
T come "tempestivo" > pianificare e vincolare i termini temporali

Acronimo alla mano, redigete un breve profilo dell'evento completo dei principali dati, numeri, fatti - e traguardi - nonché un profilo dei partecipanti. A quale tipo di visitatore/gruppo target intendete rivolgervi? Una volta determinato chi e cosa è stato preso di mira si può dare il via all'organizzazione.