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Non solo effetti speciali: l'utilizzo sensato della tecnologia per eventi

Anche se alcune tecnologie sembrano rendere "superflue" le riunioni reali, non rimpiazzeranno mai completamente i convegni e congressi, pur integrandoli e ammodernandoli.

Molte voci davano per spacciati i convegni e i congressi grazie alle moderne tecniche di comunicazione, ma la previsione era errata. Certo, i webinar realizzabili in breve tempo, le videoconferenze 2.0 via skype & co nonché le presentazioni web con interazioni "just in time" tra relatore e ascoltatori facilitano molto la vita a numerose imprese operanti a livello globale, perché sono imbattibili in relazione alla velocità e al contenimento dei costi con cui gli interlocutori si riuniscono intorno a un tavolo. Eppure non rimpiazzano completamente gli eventi. Possono arricchirli e risultare complementari a essi. Perché non c'è nulla che possa sostituire l'incontro personale.

Ma se il relatore di riferimento non può prendere un volo intercontinentale per tenere la relazione principale di 60 minuti, perché non collegarsi in diretta video con lui? Perché spendere in stampe e affrancatura se al giorno d'oggi tutti possiedono una casella postale digitale? Perché non utilizzare procedure di iscrizione online e mail di aggiornamento per i partecipanti già iscritti? Perché rinunciare all'interattività - e al ritorno pubblicitario - dei social media, quando al giorno d'oggi tutti sono presenti su almeno una di queste reti?

In sintesi: utilizzando le attuali tecnologie congressuali è possibile organizzare convegni/congressi moderni senza scadere negli "effetti speciali". Le presentazioni, comprensive di collegamenti in diretta, i siti web interattivi, eventuali app relative all'evento o aggiornamenti via SMS in caso di imprevisti dell'ultimo minuto sono ormai possibilità "normali" per rendere più appetibile un evento attraverso l'utilizzo ponderato delle nuove tecnologie.