Themes
  • Congress Center Essen
    Congress Center Essen
  • Airport Conference Center Frankfurt
    Airport Conference Center Frankfurt
  • Amberger Congress Centrum
    Amberger Congress Centrum ©ACC (Lukas Rode)
  • Conference interpreting
    Conference interpreting
  • Business meetings
    Business meetings ©CPO HANSER SERVICE (Jan Pauls Fotografie)
  • Congress Center Leipzig
    Congress Center Leipzig
  • Congress lecture
    Congress lecture ©CPO HANSER SERVICE (Jan Pauls Fotografie)

Bij een groot aanbod is het altijd lastig kiezen: de evenementlocatie

Voor conferentie- en congresplanners staat werkelijk de hele wereld open. Er zijn bijna geen landen die geen MICE-bezoekers willen binnenhalen. Maar met de bestemmingskeuze is het lastigste nog niet gebeurd; integendeel.

Laten we het om te beginnen kort houden: Waarschijnlijk kunt u niet alle betrokken partijen helemaal tevredenstellen. Allereerst is het van belang dat de keuze van de bestemming, de plaats en de locatie een nauw verband houdt met het evenement.

Reden waarom er vaak veel diplomatie en overredingskracht nodig is om duidelijk te maken waarom een mooie reisbestemming niet meteen ook een passende congreslocatie is. Of waarom de keuze voor een andere locatie onvermijdelijk is, hoewel het de afgelopen keer allemaal prima verliep. Het komt regelmatig voor dat een congres niet twee keer op dezelfde evenementlocatie plaatsvindt.

Nog afgezien van de details, zoals het vereistenprofiel voor de eigenlijke evenementlocatie, waar een grote zaal alleen nu eenmaal niet voldoende is. Ook het aantal hotelbedden in bepaalde overnachtingscategorieën is belangrijk, net als de bereikbaarheid per bus of trein evenals de reis ernaartoe in het algemeen. Of de duurzaamheid. Om nog maar te zwijgen van twijfelachtige zaken als jaargetijde en weersgesteldheid ter plaatse. Want niet alle congressteden zijn altijd bereikbaar, niet alle locaties zijn altijd helemaal te gebruiken. En: hoe staat het met vakanties, feestdagen en andere evenementen?

Maar daarmee houdt het nog niet op: Zijn er nog politieke of sociale aspecten waarmee rekening gehouden dient te worden? Moet er over de veiligheid worden nagedacht? Kan er een raam- of begeleidend programma worden gerealiseerd? En ten slotte: waar zijn er eventueel subsidies om het budget te ontlasten? Hebben sponsors de gelegenheid zich te presenteren?