Themes
  • Congress Center Essen
    Congress Center Essen
  • Airport Conference Center Frankfurt
    Airport Conference Center Frankfurt
  • Amberger Congress Centrum
    Amberger Congress Centrum ©ACC (Lukas Rode)
  • Conference interpreting
    Conference interpreting
  • Business meetings
    Business meetings ©CPO HANSER SERVICE (Jan Pauls Fotografie)
  • Congress Center Leipzig
    Congress Center Leipzig
  • Congress lecture
    Congress lecture ©CPO HANSER SERVICE (Jan Pauls Fotografie)

Vanaf het begin focussen op nut, doelen en doelstellingen

Soms is de weg ernaartoe ook het doel, maar dat kan bij het organiseren van een evenement een struikelblok of zelfs een dwaalspoor zijn. Belangrijker is de vraag: Wat is het doel? Wanneer is alles een succes?

Als u wilt dat uw evenement een succes wordt, dan moet u zich realiseren hoe dit succes eruit dient te zien. En dit succes vooraf definiëren. Er zijn tenslotte kosten en moeite aan een evenement verbonden die niet alleen kunnen worden becijferd, maar die ook iets moeten opleveren.

Juist in onze tijd waarin veel door de techniek wordt overgenomen, moet goed worden afgewogen of een "klassiek" model als een conferentie of congres een goede keuze is: webinars, meetings via bijv. Skype en webpresentaties met just-in-time-interactie maken het vaak overbodig om naar een bepaalde plaats af te reizen. Want: wie het doel niet kent, zal de weg ernaartoe niet vinden.

Maak voor het definiëren van uw doelstellingen gebruik van het SMART-ezelsbruggetje:

S van specificeren > Heeft iedereen dezelfde opvatting over het "waarom (doen we dat)?" Welk doel dient het evenement?
M van meetbaar > Welke capaciteit/deelnemersaantallen/inkomsten/sponsorgelden enz. stellen we ons ten doel? Maar ook: hoeveel verslagen/artikelen willen we bereiken?
A van alles uitvoerbaar > Is dat (voor ons) allemaal uitvoerbaar (financieel, personeel)?
R van realistisch/relevant > Hoe staat het ervoor in de branche? Zijn we actueel?
T van termijnplanning > tijdschema's maken en vastleggen

Tegen deze achtergrond maakt u een samenvatting van het organisatieprofiel dat de belangrijkste data, getallen, feiten – en doelen – omvat, en een deelnemersprofiel. Welk type bezoekers/welke doelgroep wilt u bereiken? Hiermee gewapend, met een overzicht van wie en wat u voor ogen hebt, kan de organisatie van start gaan.