Themes
  • Congress Center Essen
    Congress Center Essen
  • Airport Conference Center Frankfurt
    Airport Conference Center Frankfurt
  • Amberger Congress Centrum
    Amberger Congress Centrum ©ACC (Lukas Rode)
  • Conference interpreting
    Conference interpreting
  • Business meetings
    Business meetings ©CPO HANSER SERVICE (Jan Pauls Fotografie)
  • Congress Center Leipzig
    Congress Center Leipzig
  • Congress lecture
    Congress lecture ©CPO HANSER SERVICE (Jan Pauls Fotografie)

Orde is noodzaak: goed gepland is beter georganiseerd

Wie een evenement organiseert, is daar lang mee bezig. Vaak al maanden of zelfs jaren vooruit. Er zijn veel dingen die aandacht vragen en gebudgetteerd moeten worden. Dan loont een goede planning.

Juist bij een lange voorbereidingstijd kan het lastig worden om overzicht te bewaren. Checklists en tijdsplanningen met vaste deadlines zijn goede hulpmiddelen. Bovendien is het raadzaam om delen van de organisatie te delegeren en dan door regelmatige feedbacks op de hoogte te worden gehouden.

Wie de grootste last niet heeft uitbesteed aan een Professional Congress Organizer (PCO), moet daarvoor planningssoftware in overweging nemen. Voor de organisatie van grote evenementen bestaan tenslotte inmiddels meerdere op maat gesneden softwaresystemen. Omdat deze continu verder ontwikkeld worden, profiteert u van de actuele kennis van anderen.

Hoe complexer uw organisatieteam is en hoe verder de taken onderverdeeld zijn, hoe beter ook het samenwerken gepland moet worden. Ideaal zijn (webgebaseerde) systemen, waartoe iedereen op elk moment toegang heeft en waarmee iedereen zonder veel moeite kan werken. Let daarbij op de toegangsrechten: Niet alles – zoals bijvoorbeeld de financiën – is voor ieders ogen bestemd. Voordeel: De stand van zaken kan op elk moment "online" worden bekeken, ervan uitgaande dat consequent geüpdatet wordt.

Let erop dat het systeem de volgende twee tools bevat: een tijdsplanner waarop alle belangrijke data, afspraken en tussentijdse doelen te zien zijn en een zogenoemde Gantt-grafiek, die visueel weergeeft hoe de geplande werkzaamheden en taken van de verschillende afdelingen/partners/dienstverleners van elkaar afhankelijk zijn.